por: Paulina Boza
Una pregunta que frecuentemente me realizaba o que puede ser objeto de interrogante por profesionales vinculados a proyectos, es que si para ser un Project Management se debe tener una habilidad básica de management, que tan importante es el Project Managment o bien, solo se debe tener conocimiento general o experiencia, esta interrogante surgía desde el punto de partida de que en toda Organización se implementan diversos tipos de proyectos ya sea para mejorar procesos o para ser más competitivos, algunos proyectos no se toman con la seriedad del caso y pueden verse como proyectos improvisados, lo cual da como resultado que se deba replantear la forma de cómo se están ejecutando; por otro lado los errores también se ven reflejados en alguna de las nueve áreas del conocimiento tales como el alcance, tiempo, costo, calidad, riesgo, recursos humanos, comunicación, compras y la integración, que viene a unir o integrar todas las áreas anteriores. Pero ¿Entendemos que tan importante es el Project Management?
Hoy en día, la administración de proyectos y el Project Management Institute cuya misión es promover y facilitar las mejores prácticas en administración de proyectos, así como el intercambio de experiencias y conocimientos profesionales a nivel nacional e internacional, buscando el crecimiento del entorno social y empresarial de Costa Rica http://www.pmi-costarica.org, ha generado que las organizaciones tomen conciencia acerca del valor del Project Management para el negocio, por otra parte hacen que la organización tenga ventaja competitiva en el mercado, porque el Director de Proyecto desarrolla una trayectoria que incluye capacitación y certificación.
Si comparo mi última experiencia en proyectos versus mi conocimiento actual, lo puedo definir como desastroso, a pesar que era un proyecto SMART, liderado por un Gerente de Proyecto junior no contaba con mucha experiencia y por otra parte mi compromiso con el proyecto no fue el óptimo, mi función en el proyecto era como líder de la parte del negocio “Business owner”, conocía la funcionalidad de los templates y del cálculo como tal, lo cual hacía que mi roll en el proyecto se tornará indispensable. El objetivo del proyecto estaba claro el cual era el desarrollo y la implementación de una herramienta, pero por otra parte el alcance no estaba entrelazado con el objetivo.
Al no contar con los conceptos que este primer curso: Introducción a la Administración de Proyectos, me brindó; tuve muchos errores, desde la comunicación hasta que carecía de conocimiento y no aplicaba ninguna metodología más que el sentido común, confundía las fases con los grupos de proceso, conocía los entregables como requisitos pero no como parte fundamental en cada cierre de proceso.
En síntesis, y para no hacerlo muy extenso violaba todo el propósito y las buenas prácticas que menciona la Guía del PMBOK, que indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas pueden tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto, y en el proyecto que estuve involucrada lo vimos reflejado desde el inicio hasta el cierre (puesto en producción).
Adicionalmente, en este proyecto falto dirección y liderazgo del Director de Proyecto, lo que revela vació en la dirección de proyectos desorganización y hasta puede considerarse como negligencia en la ejecución, desconocimiento del entorno, lo cual genera que se comprometan la formulación técnica, las finanzas, el control ejercido sobre alcance, tiempo, desempeño, costos y calidad.
Ahora bien, esta experiencia me queda como lecciones aprendidas, y viéndolo desde otra perspectiva, los proyectos que han sido exitosos dan respuesta adecuada y oportuna a las expectativas tanto de los clientes, como de los demás Stakeholders del proyecto, porque se cumple con calidad al satisfacer a todos los usuarios, y se logra cumplir con los objetivos del proyecto en tiempo y costo, sin comprometer ninguna área del conocimiento. Sin lugar a dudas, estos proyectos exitosos son proyectos que tuvieron un líder que combina adecuadamente conocimiento, experiencia, compromiso y ética profesional y que aplicó todos estos puntos para llevar el proyecto a un cierre exitoso, pues contaba procesos válidos y confiables, de una buena planeación, programación, organización, trabajo en equipo y una adecuada comunicación con su equipo de trabajo.
Puedo saber que por pequeño que sea un proyecto, se requieren habilidades de administración para las diferentes situaciones que se presenten, y por supuesto para garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados, estas habilidades van desde la definición del proyecto que es indispensable para tener el entendimiento del trabajo y quienes son los responsables, tanto de la ejecución del proyecto como de que quienes recibirán los resultados del mismo, y paralelamente tener una visión clara de los resultados esperados.
Por otra parte, desde el punto de vista de las PMO (Project Managment Office), nuestra organización carece de cultura y madurez en este aspecto, lo considero importante, pues existen proyectos no tan importantes en términos monetarios, sin embargo, con los modelos existentes de Oficinas de Administración de Proyectos que según Casey y Perck (2001) son: la Estación Meteorológica, la Torre de Control y el Comandante de Escuadrón; el clasificar a la organización en alguno de estos modelos dependerá de las funciones que realice, la madurez organizacional en cultura de proyectos y de su estructura organizacional, al implementarla se contaría con beneficios como la homogenización de una metodología, políticas, procedimientos en caso de no existir, facilitaría el control de los proyectos y fomenta la gestión del conocimiento en administración de proyectos.
Nos queda mucho camino por recorrer y mucho que aprender, un desafío enorme, pues debemos demostrar que tenemos la capacidad y experiencia para ser eficientes y eficaces en la Dirección de Proyectos, integrando mejores prácticas y metodologías para el éxito del proyecto.
Bibliografía
Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Yamal, Chamoun. (2002). Administración Profesional de Proyectos La Guía. México, DF. Mc Graw-Hill Interamericana, S.A. de C.V.
